Gerard den Hoed over certificering: ‘Het vraagt veel, maar levert ook veel op’

Den Hoed Aannemers B.V. is een ambachtelijke bouwer. Dit wil zoveel zeggen dat het middelgrote familiebedrijf leunt op ervaring, degelijk te werk gaat en kwaliteit hoog in het vaandel heeft staan. Kwaliteit die wordt geborgd via de diverse certificeringen, zoals de Beoordelingsrichtlijn (BRL) 3000 en de daarbij behorende Uitvoeringsrichtlijnen (URL) voor houtconstructies en metselwerk, alsook de ISO 9001 en de VCA**.

Wat te verwachten

• Waar staat Den Hoed Aannemers voor?
• Toetsing aan de hand van BRL ERM 3000: wat houdt dit in?
• De Uitvoeringsrichtlijnen; de praktijk
• De uitwerking: meer en beter opleiden
• VCA is dwangmatiger
• De conclusie

Den Hoed Aannemers B.V.

Den Hoed Aannemers is opgericht in 1935. Het bedrijf uit het Zuid-Hollandse Bergambacht richt zich op restauratie, renovatie, herbestemming en onderhoud van panden. “Bij nieuwbouw gaat het vaak om snelheid, nieuwe technieken en het opleveren van een duurzame woning. Bij renovatie/restauratie van bestaande, vaak oude panden, wordt iets anders gevraagd. Dan draait het vooral om het behoud van het pand, en het in ere herstellen van oude elementen. Daarvoor is kennis nodig, bij iedereen. Van de projectleider, de calculator tot de timmerman”, aldus directeur Gerard den Hoed. Als vakkundig bouwbedrijf met een specialisatie in restauratiewerkzaamheden is Den Hoed dan ook aangesloten bij de Vakgroep Restauratie. Dit is de landelijke branchevereniging van erkende restauratiebouwbedrijven en de leden zijn allemaal ‘erkend restauratiebouwbedrijf’. De bedrijfsorganisatie en het restauratie-vakmanschap van deze bedrijven voldoen aan strenge kwaliteitsnormen. “Op deze manier zijn onze opdrachtgevers ervan verzekerd dat de restauratie van de hun eigendommen wordt toevertrouwd aan een expert op het gebied van restauratie”, legt Gerard de precedentwerking van het lidmaatschap uit.

BRL 3000 (Erkend Restauratie Bouwbedrijf)

De kwaliteitstoets van de aangesloten restauratie bouwbedrijven is gebaseerd op de Beoordelingsrichtlijn Erkend Restauratie Bouwbedrijf (BRL ERB 3000) en de daarbij behorende Uitvoeringsrichtlijnen (URL): historische houtconstructies en historisch metselwerk. “De Beoordelingsrichtlijn wordt beheerd door de Stichting Erkende Restauratiekwaliteit Monumentenzorg (ERM), die samen met opdrachtgevers, opdrachtnemers en overheden kwaliteitsrichtlijnen opstelt voor het restaureren van monumenten”, vertelt Gerard. Deze richtlijnen bevatten de eisen en werkafspraken voor het bedrijfsmatig aantoonbaar en systematisch borgen van kwaliteit (proces, vastlegging prestaties, opleiding en bijscholing). “In de richtlijn staan de eisen waaraan een bedrijf moet voldoen om te worden gecertificeerd. Ook de manier waarop certificatie plaatsvindt, is beschreven”, weet Gerard. Hij zegt dat een certificering als de BRL 3000 en de URL’s belangrijk zijn voor zijn bedrijf om de juiste kwaliteit te kunnen borgen in de dagelijkse praktijk. “Hiermee laten we bovendien aan de buitenwereld zien dat Den Hoed Aannemers haar (restauratie)werkzaamheden volgens de vastgelegde kwaliteitsrichtlijnen uitvoert. Opdrachtgever weten dus dat ze de juiste restauratiewerkmethodes en restauratiekwaliteit van ons kunnen verwachten.”

De Uitvoeringsrichtlijn (restauratie in de praktijk)

‘Neem de URL 4001 voor houtconstructies. Deze is heel praktisch ingestoken. Historische houtconstructies komen in alle monumenten voor, zoals kap- of gebintconstructies, maar ook kozijnen met ramen en deuren. Deze houtconstructies kennen een grote variatie in tijd, constructie en detaillering, met de nodige regionale variaties. Het verrichten van onderhouds- en herstelwerkzaamheden aan historische houtconstructies is daarom specialistisch werk. De Uitvoeringsrichtlijn ‘historische houtconstructies’ beschrijft nauwkeurig hoe herstel- en onderhoudswerkzaamheden aan historische timmerwerk moeten worden uitgevoerd. Dat gebeurt onder meer via een stoplichtsysteem, die onze timmermannen in het veld altijd digitaal kunnen raadplegen. Heel handig, immers timmerlieden die gaan echt niet een richtlijn van tachtig pagina’s doorlezen, die willen in een oogopslag zien wat ze volgens de geldende norm moeten doen.” Gerard ondersteunt het met een voorbeeld. “Allereerst moet onderzoek worden gedaan naar de oorzaak van de schade. Is die vastgesteld, dan pas kan met behulp van de restauratiecategorie de juiste keuze voor het herstel worden gemaakt. Doorgaans zijn er drie opties: conserveren, repareren of vernieuwen. De keuze bij elke ingreep hangt in hoge mate af van de monumentale waarde van het onderdeel. Dus bij herstel van bijvoorbeeld balklagen, -gebinten en -vloeren wordt (in de kleur groen) bijvoorbeeld aangegeven dat men voor het repareren verplicht is om dezelfde houtsoort toe te passen. Bij het vernieuwen geldt die eis dan weer niet.”

De uitwerking van de BRL 3000: meer en beter opleiden

Op deze manier heeft de BRL 3000, en de daarbij behorende Uitvoeringsrichtlijnen Den Hoed, op tal van manieren geholpen bij de restauratie werkzaam en herbestemming van bijvoorbeeld middenvleugel van het voormalig Weeshuis der Hervormden te Schiedam, de restauratie rijksmonumentale boerderij Het Terphuis te Poortugaal en de restauratie van de torenbekroning van het raadhuis in Bergambacht. “Behalve dat de URL in dit geval een heel goed werkbare richtlijn is in de praktijk, is het ook een hele handige tool voor Den Hoed om haar werknemers op te leiden en bij te scholen. “In de richtlijn worden bijvoorbeeld via plaatjes de diverse verbindingen van gebinten met de juiste benaming uitgebeeld. Perfect. Heel leerzaam.” Iets dat overigens ook weer goed aansluit op de eisen van de BRL-certificering. Die stelt namelijk ook dat er op de lange termijn wordt geïnvesteerd in het opleiden van medewerkers. “Restaureren betekent doorlopend (bij)scholen. We komen namelijk steeds weer nieuwe dingen tegen. Het is daarom van belang om bij te blijven en te blijven investeren in kennis”, aldus Gerard. De certificeringen hebben er inmiddels voor gezorgd dat Den Hoed een mooi opleidingsplan heeft liggen om medewerkers keer op keer naar een hoger niveau te tillen. “Daarnaast werken we nu in veel gevallen ook met projectplannen. Wat houdt het project in? Wat is de historie van het monument? Hoe ziet de planning eruit en welke partijen zijn er allemaal bij betrokken? En wat zijn de kwaliteits- en veiligheidsrisico’s van het project? En nee, we slaan niet door. Dankzij de samenwerking met cresco-consultancy. Zij zien hierop toe. Neem de risicoanalyse. Cresco maakt inzichtelijk welke risico’s gaandeweg de markt binnenkomen en hoe wij daarmee rekening moeten houden bij bepaalde projecten. Vervolgens bepalen we gezamenlijk welke acties we moeten nemen om deze risico’s te beheersen.”

ISO 9001 is vrijblijvender; VCA veel dwangmatiger

Naast de BRL 3000 is Den Hoed ook ISO 9001- en VCA-gecertificeerd. De ISO 9001 kwaliteitsnorm is de internationale norm voor kwaliteitsmanagementsystemen. Waarbij kwaliteit onder andere in de norm staat voor de mate waarin een onderneming voldoet aan de wensen en eisen van de klant. “ISO 9001 is qua opzet en qua systeem vrijblijvender. Immers, je bepaalt zelf wat wel of niet als proces omschreven wil hebben. VCA gaat over veiligheid en gezondheid. De VCA-norm is veel dwangmatiger. Werkplekinspecties en toolboxmeetings zijn bijvoorbeeld een verplicht onderdeel van deze certificering. De BRL 3000 ligt daar een beetje tussenin. Best complex”, erkent Gerard. Daarom huurt hij ook de expertise van cresco consultancy in. Cresco combineert en integreert de verschillende normen in ons bedrijfsproces en stuurt ons waar nodig bij zodat de verschillende certificaten, afgegeven door EBN Certification B.V. behaald worden  en behouden blijven .” De verschillende certificeringen, en dan met name de BRL 3000, zorgen voor een duidelijke positionering van het werk bij Den Hoed. Gerard: “Behalve dat wij ons met een BRL-certificaat onderscheiden, verbeteren we door de certificeringen en de samenwerking met cresco ook onze bedrijfsprocessen. Met de resultaten van steeds terugkerende audits en inspecties kunnen we bijvoorbeeld onze werkmethodieken optimaliseren en dit leidt automatisch tot steeds meer efficiency en minder faalkosten.”

Conclusie

Als de certificeringen Gerard één ding duidelijk maken, dan is het wel dat bedrijven niet over één nacht ijs moeten gaan. “Het vergt tijd, energie en geld. En het is zeker niet zo dat je de avond ervoor kunt zeggen: nou we laten ons even certificeren. Het vraagt veel van de organisatie, maar het levert ook veel op. In ons geval; onderscheidend vermogen als erkend restauratiebedrijf en continue verbetering van onze processen en werkwijzen.” Bovendien, zo zegt Gerard, zijn de BRL en de daarbij behorende Uitvoeringsrichtlijnen (URL) voor houtconstructies en metselwerk heel goed werkbaar. “Wat heet, ze helpen ons in de dagelijkse praktijk op een hele makkelijke en efficiënte manier de restauratiewerkzaamheden goed en volgens de juiste kwaliteit te doen. En onze mensen leren er ook nog eens van. Perfect.”

Gebr. De Haan toekomstbestendig dankzij ISO 9001- en VCA** certificaat

Gebr. De Haan BV is als internationaal leverancier van airco’s, verwarmings- en ventilatiesystemen (HVAC-installaties) al jaren een gevestigde naam in de scheepsbouw. Maar het bedrijf uit het Groningse Hoogezand is met haar HVAC-oplossingen tegenwoordig ook actief in de woningbouw en utiliteit. Het heeft deze stap kunnen maken dankzij de juiste certificeringen: De Haan heeft een ISO 9001– en VCA** certificaat. Elf vragen aan Marc Meijster van De Haan hierover.

Wat te verwachten?

• Wie is Marc Meijster en waar staat Gebr. de Haan voor?
• Welke certificaten heeft De Haan en wat is het doel van certificering?
• Voorbeelden uit de praktijk.
• Wat zijn de valkuilen van certificering?
• En wat brengt de toekomst?

Marc, zou jij je eerst even willen voorstellen?

“Absoluut. Ik ben Marc Meijster, accountmanager en VGM-coördinator bij Gebr. De Haan. Leeftijd: 46 jaar. Ik heb werktuigbouwkunde gestudeerd aan de MTS in Groningen en ben bij De Haan begonnen als tekenaar en was projectleider voordat ik accountmanager werd. Ik ben getrouwd, heb twee zonen en twee honden. In mijn vrije tijd ben ik veel op het voetbalveld te zien, om mijn kinderen aan te moedigen. En verder ben ik actief voor de vrijwillige brandweer, ik ben bevelvoerder en instructeur bij het brandweerkorps van Midden-Groningen.

En bij Gebr. De Haan, wat doe je daar precies?

“Wij als Gebr. De Haan bestaan al sinds 1813. Bij de start lag de focus op de fabricage van ventilatiekappen op schepen. Maar wij hebben ons ontwikkeld tot aanbieder van complete scheeps-HVAC-systemen. En op dit moment richten wij ons met onze 28 medewerkers ook op utiliteit in woningbouw. Ikzelf ben vooral actief voor onze maritieme tak, ik ben het aanspreekpunt voor de scheepswerven waarmee wij zakendoen. Daarnaast ben ik de belangrijkste aanjager binnen het bedrijf als het gaat om het ISO 9001- en VCA** certificaat. Om toekomstbestendig te zijn en te blijven als bedrijf zijn certificeringen als ISO en VCA** noodzakelijk. Bovendien kregen wij steeds meer vraag vanuit de markt naar de certificaten. Vandaar dat ik mij daarvoor hard heb gemaakt en de certificeringen intern handen en voeten heb gegeven. Samen met cresco consultancy.”

Wat wilden jullie bereiken met het ISO 9001- en VCA** certificaat?

“Wij hadden bij de start twee belangrijke doelen: de interne processen moesten worden gestructureerd en we wilden onze werkwijze optimaliseren.”

Kun je dat ondersteunen met een voorbeeld?

“Van binnenkomende aanvraag tot de uitvoering; projecten hebben nu altijd een vast projectnummer. Voorheen was dit niet zo, dan kwam het voor dat je bepaalde bestektekeningen moeilijk kon terugvinden. Nu staat alles bij elkaar, onder eenzelfde projectnummer in een standaard mappenstructuur op de server. Als we een tekening, offerte of calculatie van het project willen op zoeken, dan vinden we deze binnen no time. Kortom, de juiste informatie is altijd voorhanden. Dit vereenvoudigt ons werk tijdens aftersales en service aan de opgeleverde systemen. ”

Welke uitwerking heeft dat in de praktijk?

“Wij leveren als Gebr. De Haan complete maatwerkpakketen, van idee tot en met ingebruikstelling. Ongeacht de buitencondities, Gebr. De Haan zorgt voor een klimaatbeheersingssysteem op maat voor een behaaglijk klimaat aan boord van schepen en in woningen. Dat betekent dat er in de werkplaats en op locatie wordt gewerkt met bestektekeningen en die bestektekeningen moeten up-to-date zijn. Voorheen ging dat nog wel eens mis, dan werd er een ventilatierooster gemaakt die uiteindelijk op locatie niet paste. Nu worden alleen nog gecontroleerde tekeningen uitgegeven en revisies worden consequent bijgehouden. Dit zijn bouwtekeningen die de veranderingen ten opzichte van de oorspronkelijke tekening zichtbaar maken. Bovendien wordt in de werkplaats gecontroleerd of het product is gemaakt volgens de tekening en zal het product alleen verder in het proces gaan als het is goedgekeurd.”

Waarom is een adviesbureau zinvol voor een certificeringstraject zoals jullie die (hebben) doorlopen?

“Een externe partner is beter in staat om de interne eilandjes aan elkaar te knoppen, waardoor de overkoepelende processen kunnen worden ontwikkeld. Bovendien heeft een specialist als cresco ervaring met dit soort processen en weet waar je tegenaan kunt lopen, waar je rekening mee moeten houden en hoe het certificeringsproces zo soepel mogelijk kan worden afgerond.”

Welk gevaar ligt er op de loer tijdens zo’n proces?

“Zonder wrijving geen glans. Met andere woorden: veranderingen in bijvoorbeeld werkwijze levert vaak weerstand op bij medewerkers. Ook bij ons. Mensen hebben veel vragen, en dat is logisch. Via cresco-consultancy hebben we die vragen heel goed kunnen beantwoorden. En wat ook helpt: al snel na het afronden van alles hebben we opdrachten binnengesleept dankzij de certificeringen. Dat zien de medewerkers ook, iets dat helpt in de acceptatie van bijvoorbeeld een nieuwe werkwijze.”

Wat is er zoal veranderd voor de medewerkers met het ISO 9001- en VCA** certificaat?

“Het ISO 9001- en VCA** certificaat bewijst dat onze bedrijfsvoering voldoet aan de eisen die worden gesteld aan kwaliteit, veiligheid, gezondheid en milieu. Met name op die aspecten zit ook de veranderingen. Neem veiligheid, dat was binnen onze organisatie belangrijk, maar het speelde geen actieve rol binnen het bedrijf. Nu wel. We maken mensen nu bewust wat ze doen en hoe dat veiliger kan. Dat gebeurt onder meer via toolboxmeetingen, waar iedereen zijn inbreng in heeft.”

Kun je een voorbeeld noemen van een toolboxmeeting?

“We hebben eens een middag georganiseerd met als insteek: hoe blus je nu een klein brandje? En welke keuzes maak je daarbij? Pak je meteen het blusapparaat of help je eerst de collega uit zijn benarde situatie? Als het heel praktisch is ingestoken, dan vindt men het ook erg leuk om deel te nemen.”

Gebr. De Haan heeft nu het ISO 9001- en VCA** certificaat. Als je op het traject terugkijkt, wat zou je daarover concluderend kunnen zeggen?

“Over de hele linie werken wij nu veel effectiever en efficiënter. Een hoe effectiever en efficiënter je werkt, hoe beter je concurrentiepositie wordt. Bovendien kunnen wij ons inschrijven op een aanvraag of aanbesteding, wanneer om een ISO 9001 of VCA** certificaat wordt gevraagd. Iets dat we steeds vaker bij de hand hebben als het gaat om projecten in de woningbouw, utiliteit en industrie. We kijken als vervolg ook nadrukkelijk naar de verschillende milieucertificeringen, zoals ISO 14001 of de CO2-prestatieladder. Ook een milieumanagementsysteem, of zelfs aantoonbare verbetering van de milieuperformance, wordt steeds vaker opgenomen als criterium bij de selectie van leveranciers, vandaar. Het heeft ook weer te maken met de toekomstbestendigheid: een actief milieubeleid en effectief milieumanagement worden voor een organisatie steeds belangrijker om op de middellange termijn te overleven.”

Een VCA-certificaat is een ticket naar werk

Examenbureau ViAlex Nederland (EBVN) is een erkend examencentrum. EBVN is gespecialiseerd in het afnemen van examens met betrekking tot onder meer veiligheid (VCA-examens zijn verplicht bij een VCA-bedrijfscertificering). Wij spreken directeur en eigenaar Terry Bouhuizen van EBVN.

EBVN is, zoals Terry het noemt, een entrepreneur. “Waar wij een kans zien, daar springen we op in. Zoals nu de ontwikkeling van papier naar digitaal. In het begin was er vanuit de markt veel wantrouwen, maar inmiddels wordt het omarmd.”

Welke VCA-examens nemen jullie allemaal (digitaal) af?

“Dat zijn VCA-B voor uitvoerend personeel (basis), VOL-VCA voor leidinggevend personeel (veiligheid voor operationeel leidinggevenden) en VIL-VCU voor intercedenten (veiligheid voor intercedenten en leidinggevenden in de uitzend- en detacheringsbranche). De grootste groep, zo’n 70 procent, gaat voor B-VCA. En ik schat in dat een kwart van de examens die wij verzorgen VOL-VCA is en 5 procent VIL-VCU.”

Wat vind jij van de kwaliteit van de deelnemers?  En wat is het belang van een goede voorbereiding richting het VCA-examen?

“We merken een groot verschil als er een opleider of adviseur betrokken is. De zelfstudie, of het zelf oefenen van wat vragen thuis, werkt toch vaak minder. Daarom is het goed dat we sinds 2018 het aantal VCA-opleidingen zien toenemen, waarbij mensen klassikaal worden opgeleid en voorbereid op het VCA-examen. Daarnaast is de rol van de adviseur belangrijk, hij/zij kan het bedrijf en de medewerkers adviseren over de weg naar het examen. Immers, een adviseur kent de VCA-norm door en door en weet ook heel goed wat er wordt gevraagd om het examen positief te doorlopen.”

Hoe ervaar jij in deze de samenwerking met cresco consultancy?

“Heel goed. Wij stellen bijvoorbeeld lesmateriaal beschikbaar aan cresco, die dit vervolgens kan aanbieden aan de eigen klant. En de adviseur bij cresco-consultancy kan dan zelf prima de afweging maken of een medewerker van de klant zich het lesmateriaal via zelfstudie eigen kan maken of dat er meer begeleiding nodig is in de vorm van een dagopleiding.”

Hoe zit het met de slagingspercentages bij de VCA-examens?

“Bij Basis VCA is het slagingspercentage 75 procent, bij VOL-VCA 90 procent en bij VIL-VCU 85 procent. Waarbij ik dus aanteken dat wanneer er een adviseur/opleider betrokken is, de slagingskans wordt vergroot.”

Wijzigt er vaak iets bij de VCA-examens?

“Dat gebeurt zo’n twee keer per jaar. Hierbij gaat het vaak om details. In september 2017 zijn er wel grote wijzigingen doorgevoerd. Sindsdien draait het niet langer alleen om de inhoudelijke kennis van veiligheidsrisico’s en manieren om die te beperken, maar ligt de nadruk op de toepassing van die kennis in de beroepspraktijk.”

De huidige eind- en toetstermen betekenen dat er tijdens de cursus meer aandacht is voor het toepassen van kennis in de werksituatie. Uit deze vragen moet blijken of cursisten hun kennis kunnen toepassen in een werksituatie. Het examen Basisveiligheid (B-VCA) duurt zestig minuten en telt veertig vragen. De examens VOL-VCA en VIL-VCU tellen zeventig vragen waarvoor cursisten maximaal 75 minuten de tijd krijgen. Er wordt gebruik gemaakt van verschillende vraagvormen, van meerkeuzevragen tot vragen waarbij meerdere antwoorden mogelijk zijn

Hoe lang is een VCA-diploma geldig?

“Het VCA-diploma is persoonsgebonden en is tien jaar geldig. Er komt automatisch een vermelding via het VCA-infra in het CDR (Centraal Diploma Register).”

Al sinds 1994 wordt de Veiligheid, Gezondheid en Milieu (VGM) Checklist Aannemers, beter bekend als VCA, gebruikt om vakmensen met uitvoerende taken in risicovolle omgevingen veiliger te laten werken en ongelukken te voorkomen. Toch is veilig werken nog altijd geen vanzelfsprekendheid. Zo krijgen volgens het RIVM jaarlijks meer dan 200.000 werknemers een arbeidsongeval. Gemiddeld 60 keer per jaar valt er een dodelijk slachtoffer. Dat zijn 1 tot 2 doden per week.

De cijfers liegen er niet om, jaarlijks gebeuren er nog altijd veel werkgerelateerde ongevallen. Zie jij daardoor de belangstelling voor een VCA-diploma groeien?

“Zeker. VCA is het ticket naar werk. Voor grotere en kleinere bedrijven. Nationaal en internationaal. En VCA maakt het werk echt veiliger. Via de studie leren deelnemers namelijk alledaagse situaties veiligheidsrisico’s in te schatten. Ze leren risico’s te inventariseren en hoe ze, als het om VOL-VCA gaat, medewerkers instructies te geven hoe zij zich bewust kunnen worden van de risico’s in hun werk. Want weet je wat het is, veel werkzaamheden worden uitgevoerd zonder dat er wordt nagedacht over de potentiële risico’s. Maar je moet er als bedrijf wel bovenop zitten, je wilt immers dat er gedragsverandering bij medewerkers plaatsvindt. En dat lukt niet alleen met het behalen van het diploma.”

CV Terry Bouhuizen

Naam: Terry Bouhuizen

Functie: Directeur en eigenaar

Bedrijf: Examenbureau ViAlex Nederland (EBVN)

Over Examenbureau ViAlex Nederland (EBVN)

Examenbureau ViAlex Nederland (EBVN) is een zelfstandig en onafhankelijk examencentrum, gespecialiseerd in het afnemen van examens met betrekking tot veiligheid, gezondheid, milieu en ICT. Het examenbureau heeft volgens eigen zeggen een uniek aanbod van examenmomenten. Niet alleen is de locatie een eigen keuze, ook data en tijdstippen buiten reguliere kantoortijden zijn geen probleem.

Certificatie instellingen spelen een sleutelrol in de certificering van bedrijven

Cock van Zwienen Algemeen directeur EBN Certification

De onafhankelijke certificatie instellingen spelen een cruciale rol in het certificeringstraject. Zij voeren namelijk de audit uit, certificeren en controleren vervolgens jaarlijks of nog aan de certificeringeisen wordt voldaan. Een gesprek met Cock van Zwienen, algemeen directeur van EBN Certification, over de rol van zijn bedrijf in het speelveld van VCA-certificering. “Wij stuitten soms op onbegrip.”

Certificeringen worden altijd gedaan door een onafhankelijke certificatie instelling (CI). Deze voert een audit uit, en wanneer het bedrijf voldoet aan bijvoorbeeld de VCA-eisen, wordt het bedrijf VCA gecertificeerd. De CI controleert het bedrijf vervolgens jaarlijks of deze nog aan de certificeringseisen voldoet. EBN richt zich daarbij vooral op het midden- en kleinbedrijf. “We zien dat certificerende instellingen steeds groter worden, wij kiezen er juist voor om compact en toegankelijk te zijn. Onze core business ligt dan ook bij MKB-bedrijven in de bouw en industrie”, aldus Van Zwienen.

Vertel, hoe werkt het? Benaderen bedrijven jullie?

“Bedrijven melden zich inderdaad bij ons met een certificatieaanvraag. Het eerste wat wij in zo’n geval doen is achterhalen waar men zich precies voor wil certificeren. VCA heeft bijvoorbeeld drie in zwaarte oplopende certificatieniveaus: VCA*, VCA** en VCA Petrochemie. Vervolgens bepalen we gezamenlijk de scope, zeg maar de activiteiten waarop certificering van toepassing is. Wat gaan we nu precies certificeren? Soms wil men voor nieuwbouw, renovatie en voor het tegelzetten worden gecertificeerd. Wij zeggen dan: wat is nu echt gewenst op basis van de projecten die jij hebt? Wat is de kernactiviteit? Daarop focussen we dan. Hiervoor vragen wij de gegevens op over de bedrijfsstructuur, het aantal medewerkers, werklocaties, projecten en de aard en risico’s van de activiteiten.”

Waarom moeten certificatie instellingen dit alles scherp hebben?

“Wij moeten allerlei onderdelen en aspecten van het managementsysteem van een MKB-bedrijf wegen om een passend voorstel te kunnen doen. Hierbij stuitten wij soms op onbegrip. Logisch, het is complex. Zeker voor MKB-bedrijven. Dat vindt men vaak vreemd, maar zo werkt het wel.

Merken jullie verschil wanneer er een adviesbureau betrokken is?

“Ja. MKB-bedrijven die zonder adviseur werken hebben vaak geen idee wat ze te wachten staat. Ze worden overvraagd. Neem een handboek met procedures, dat is soms niet eens aanwezig, terwijl dit bij een VCA-bedrijfscertificering toch een minimumeis is. Bedrijven waar een adviesbureau als cresco consultancy bij is betrokken, is heel goed voorbereid. Ze weten dat er veel wordt gevraagd bij een VCA certificering of ISO 9001 certificering en helpen de bedrijven zich goed voor te bereiden. Kortom, het traject bij MKB-bedrijven die gebruikmaken van een adviesbureau loopt vaak soepeler.”

Hoe ziet het algemene traject dat wordt gevolgd bij een VCA-certificering eruit?

“Er zijn verschillende stadia. Bij de eerste (initiële) audit maakt onze auditor kennis met het bedrijf. In deze audit wordt eerst alle documentatie beoordeeld (voldoet het handboek aan wat de VCA-norm vraagt, red.). Daaropvolgend wordt de implementatie van alle eisen (doet het bedrijf wat ze in het handboek heeft beschreven, red.) bekeken. Er is een uniforme checklist, waarmee wij werken. Deze checklist bevat twaalf hoofdstukken, waarop de bedrijven worden getoetst. Hoe steekt het beleid en de organisatie in elkaar? Is de directie betrokken? Zijn er opleidingsmogelijkheden voor medewerkers? Hoe wordt men voorbereid op noodsituaties? Hoe is het gesteld met de bedrijfsgezondheidszorg? Het is allemaal flink uitgebreid.”

Daarna volgen er één of meerdere projectbezoeken. Het aantal is afhankelijk van het aantal gelijktijdig lopende projecten en het soort certificering; VCA*, VCA** of VCA-P. Tijdens het projectbezoek controleert de auditor of de medewerkers op de juiste manier werken. Werken ze veilig? Is de werkplek veilig? Leveren ze de juiste kwaliteit? Heeft iedereen voldoende en juiste instructies gekregen? Wordt er gewerkt volgens de gewenste standaarden? Nadat de auditor het complete onderzoek bij het bedrijf heeft afgerond, geeft de auditor aan of het bedrijf wordt voorgedragen voor certificatie of dat er nog punten zijn die moeten worden opgepakt voordat het certificaat kan worden uitgereikt. Zijn er geen afwijkingen meer (in het jargon tekortkomingen of non-conformities, red.) dan rondt de auditor de auditrapportage af en laat deze door de ‘reviewer’ van EBN Certification beoordelen. Na een positieve beslissing van de reviewer wordt het certificaat en het definitieve rapport toegestuurd.”

Wat gebeurt er als men niet aan alle eisen voldoet, als er tekortkomingen zijn?

“Dan zetten wij de geconstateerde tekortkomingen op papier, bedrijven moeten hiervoor dan correcties en corrigerende maatregelen doorvoeren. De auditor beslist dan of na het doorvoeren van de maatregelen het bedrijf alsnog met een positief advies kan worden voorgedragen voor certificatie.”

En dan? Hoelang hebben ze het certificaat?

“Het VCA-certificaat is drie jaar geldig, mits men aan de eisen blijft voldoen. Wij komen ieder jaar langs om dit met een tussentijdse audit te beoordelen. Men moet eventuele tekortkomingen binnen drie maanden wegwerken. Gebeurt dit niet, dan wordt het certificaat geschorst. Als de tekortkomingen dan na drie maanden schorsing nog niet zijn opgelost, wordt het certificaat ingetrokken. En willen de bedrijven na drie jaar gecertificeerd blijven, dan vindt er een hercertificering plaats volgens de dan geldende VCA-eisen.”

Wat zijn weleens struikelblokken tijdens een audit?

“Wet- en regelgeving wordt soms onderschat. Op welke manier is wet- en regelgeving nu geborgd rondom bijvoorbeeld veiligheid en gezondheid binnen het bedrijf? Die toets moeten wij doen. Neem nu de Bedrijfshulpverlening, BHV. Eén van onze vragen hierover: is dit georganiseerd? Het is geen keiharde eis uit de VCA-norm, maar bedrijven moeten het wel hebben georganiseerd volgens de wetgever. Lopen wij er tegenaan dat dit niet is geborgd, dan moeten wij hier mogelijk een verbeterpunt of tekortkoming van maken tijdens de audit.

Mijn tip is dan ook: praat over veiligheid binnen het bedrijf. Vul het in, organiseer het. Het liefst planmatig en gestructureerd. Dat is niet alleen goed voor de certificering, maar dat is ook goed voor het bedrijf én de medewerkers.”

CV Cock van Zwienen

Naam: Cock van Zwienen

Bedrijf: EBN Certification

Functie: Algemeen directeur van EBN Certification

Carrière: In 1998 afgestudeerd als werktuigbouwkundig ingenieur en als zelfstandige verschillende inspectie- en directievoering projecten voor gemeenten, provincie’s en rijkswaterstaat uitgevoerd. Vervolgens als eigenaar van een technisch en bedrijfskundig adviesbureau ervaring opgedaan als managementconsultant, interimmanager, veiligheidskundige en trainer binnen de scheepsmotoren techniek, mobiliteit, bouw en infra sector. Tevens als lead assessor opgetreden in opdracht van certificatie instellingen en in het kader van klant-leverancier relaties voordat in 2013 de rol als algemeen directeur van EBN Certification is geformaliseerd.