Wat is nu een kwaliteitsmanagementsysteem?
Een kwaliteitsmanagementsysteem is in de basis niets anders dan een set van afspraken op het gebied van kwaliteit. Dit kan zijn vastgelegd doormiddel van methodes, procedures, werkinstructies, formulieren etc. en deze dienen om het kwaliteitsbeleid en de kwaliteitsdoelstellingen van de organisatie vorm te geven om deze vervolgens ook te kunnen realiseren.
Tegenwoordig worden veel kwaliteitssystemen opgezet voor het behalen van een ISO 9001 certificaat, Groenkeur certificaat of BRL 3000 certificaat.
Het eerste kwaliteitsmanagementsysteem – ISO 9001
De eerste officiële kwaliteitsmanagementsysteem ISO 9001 dateert van 1987 en kent daarmee zijn oorsprong in de militaire industrie. De NAVO ontwikkelde de kwaliteitsnormen voor haar leveranciers. De belangrijkste reden hiertoe was dat ze zich zeker wilde stellen dat de juiste en kwalitatief goede materialen op het juiste moment werden geleverd.Naast de internationaal bekende ISO 9001 norm heb je tegenwoordig heel veel andere (branchegerelateerde, nationale) kwaliteitsnormen. Vaak gebaseerd op de ISO 9001 norm, maar toegespitst op een bepaalde branche of activiteit. Denk hierbij onder andere aan Groenkeur (Groenvoorziening), BRL ERB 3000 (hoofdaannemer restauratie) etc.
Waarom wil je een kwaliteitsmanagementsysteem hebben?
1. Reduceren van klachten over kwaliteit en verhogen klanttevredenheid
Hoe goed je bedrijf ook functioneert, van tijd tot tijd zijn komt het bij het leveren van het product of dienst toch tot een klacht over de geleverde kwaliteit. Een kwaliteitsmanagementsysteem helpt de oorzaken van deze klachten in kaart te brengen, verbeteracties uit te zetten. Je wilt immers voorkomen dat het probleem in de toekomst nog eens voorkomt.
2. Procesmatig werken en de efficiency verhogen
Het werken met een kwaliteitsmanagementsysteem betekent dat gedacht wordt in processen. Procesmatig werken levert vaak nuttige antwoorden op: Sluiten de processen goed op elkaar aan? Waar zitten inefficiënties en risico’s in de processen en hoe kunnen deze opgelost worden? Hierdoor ben je als organisatie in staat om structureel en door de gehele organisatie verbeteringen door te voeren die de de efficiency kunnen verhogen.
3. Continue verbeteringen
Tijdens de implementatie van een kwaliteitsmanagementsysteem zie je dat veel MKB-organisatie ook een cultuurverandering ondergaan. Een verandering die leidt naar een cultuur waarbij continu gezocht worden naar manieren om de kwaliteit van producten of diensten te verbeteren. Dit komt omdat medewerkers ervaren dat het bedrijf waarin zij werken zich continu wil verbeteren. Als dit door je bedrijf wordt uitgedragen is een prettige bijkomstigheid dat de medewerkers hier aan bij willen dragen en dat tevens de medewerkerstevredenheid vaak toeneemt.
4. Certificering
Het laatste argument, maar in deze tijd steeds belangrijker, is dat steeds meer opdrachtgevers eisen dat hun leveranciers een ISO 9001, Groenkeur, BRL 3000 of ander gelijkwaardig kwaliteitscertificaat hebben. Lees hier verder hoe deze verschillende certificaten te behalen (ISO 9001 certificaat, Groenkeurcertificaat, BRL 3000 certificaat).
De inhoud van een kwaliteitsmanagementsysteem?
Een kwaliteitsmanagementsysteem brengt structuur aan in de wijze waarop zaken intern georganiseerd zijn. Het schept duidelijkheid in de afspraken welke binnen de organisatie gemaakt zijn. Het systeem biedt een systematische aanpak om kwaliteitsbeleid en -doelstellingen op te stellen en deze te realiseren, met onder andere aandacht voor de volgende onderdelen:
- Toekenning verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden
- Processen
- Procedures
Vaak worden deze onderdelen opgenomen in een kwaliteitshandboek. Waar het doel van het kwaliteitsmanagementsysteem het realiseren van continue verbetering op het gebied van kwaliteit is, is het kwaliteitshandboek een van de middelen om dit doel te bereiken. Het kwaliteitshandboek is het papieren en/of digitale handboek waarin alle beschreven methodes, procedures, werkinstructies, formulieren van het managementsysteem zijn opgenomen die noodzakelijk zijn voor een goede bedrijfsvoering en/of te voldoen aan de verschillende kwaliteitscertificaten (ISO 9001, Groenkeur, BRL 3000). Daarnaast kan je met een handboek in de hand snel en objectief controleren of de afspraken vanuit het kwaliteitsmanagementsysteem worden nagekomen.
Continue verbeteren
Een goed kwaliteitsmanagementsysteem is gebaseerd op een procesgerichte benadering en de Deming-cirkel of PDCA-cyclus.
De Deming-cirkel of PDCA-cyclus is een methode om voortdurend verbeteringen aan te brengen. Het verloopt via vier elkaar opeenvolgende fasen: plan-do-check-act.
- In de plan-fase analyseert u een situatie, bedenkt u plannen om doelen te bereiken.
- In de do-fase voert u de plannen uit.
- In de check-fase controleert u het resultaat. Zijn de plannen en doelen behaald.
- In de act-fase corrigeert u, en stelt u zonodig plannen bij. Daarvoor maakt u weer een plan, waarmee de Deming-cirkel rond is.
Je laten ondersteunen door een adviseur?
De regelgeving vanuit de verschillende kwaliteitsnormen is complex en niet altijd even duidelijk. Hierin zal je tijd moeten steken om het je eigen te maken en te begrijpen wat er exact gevraagd wordt.
Dat niet alleen, je zal intern werkafspraken moeten invoeren, formulieren moeten ontwikkelen en deze bedrijfsbreed in gebruik moeten nemen. Tot slot dienen deze afspraken en formulieren te voldoen aan de eisen die de verschillende kwaliteitsnormen aan een organisatie stelt.
Dit is complex. En het zou zonde wanneer je als organisatie heel veel tijd hierin investeert om er dan achter te komen dat het niet werkt, efficiënter kan of toch niet voldoet aan de eisen vanuit de wet of vanuit het betreffende certificaat.
Juist met dit gedeelte kan een adviesbureau, dat deze systemen al jaren ontwikkelt en invoert, u ondersteunen. Een goed adviesbureau ontwikkeld een handboek dat bij uw organisatie past, weet exact waar u wel aan moet voldoen, maar weet ook wat u misschien minder serieus kan nemen. Een goed adviesbureau weet ook de administratieve last, dat een kwaliteitsmanagementsysteem met zich meebrengt, voor u zo minimaal mogelijk te houden. Tot slot weet een goed adviesbureau ook het draagvlak voor het werken met een kwaliteitsmanagmentsysteem binnen uw organisatie te vergroten.
Het inschakelen van een adviesbureau is een investering, maar deze investering betaald zich bij het juiste adviesbureau dubbel en dwars terug in de jaren waarin je gecertificeerd zult zijn.
Vragen over een kwaliteitsmanagementsysteem (ISO 9001, Groenkeur, BRL 3000)?
Heb je naar aanleiding van het bovenstaande nog vragen over kwaliteitsmanagementsystemen, of wil je in het algemeen meer weten over kwaliteitsmanagement, neem dan geheel vrijblijvend contact op.
5-stappen certificatiesysteem
Om een organisatie te laten certificering heeft cresco-consultancy een 5-stappen certificatie methode ontwikkeld. Met deze methode is de adviseur van cresco-consultancy in staat het MKB tegen nagenoeg elke gewenste norm te laten certificeren.
Contact
Wil je meer weten hoe een ISO 9001 certificeringstraject van cresco-consultancy eruit ziet, neem dan, contact op! Een ervaren adviseur staat je graag en geheel vrijblijvend te woord om de vragen met betrekking tot deze certificering te beantwoorden.